TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 11.04.2023
Tämä tietosuojaseloste sisältää henkilötietojen käsittelyä koskevat käytäntömme sekä verkkosivuvierailuja koskevat käytäntömme.
1. Tietojen käsittelijä ja rekisterinpitäjä
Nordtreat Oy
Mestarintie 11
FI-01730 Vantaa
Y-tunnus: 2927144-5m
Yhteyshenkilö:
Aki Borgentorp
aki.borgentorp@nordtreat.com
2. Kenen tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakassuhteiden ylläpidossa ja yrityksille suunnattujen palvelujemme markkinoinnissa
- Asiakkaidemme
- Potentiaalisten asiakkaidemme
- Sidosryhmäorganisaatioidemme edustajien
- Tuotteidemme ja palvelujemme käyttäjien tietoja.
3. Mitä tietoja käsittelemme?
Voimme käsitellä ja tallentaa seuraavia henkilötietoja:
- Nimi
- Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite
Työnantajan nimi
- Työrooli/titteli
- Asiakaspalautteet ja yhteydenotot
- Palvelujemme käyttämistä koskevat tiedot, kuten verkkosivuston selailu- ja hakutiedot, evästeet
- Kiinnostus- ja profilointitiedot
- Palvelujemme käyttämistä koskevat tiedot, kuten verkkosivuston selailu- ja hakutiedot, evästeet
- Uutiskirjeviestintään ja suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset tai kiellot
- Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
4. Mistä saamme tiedot?
Saamme henkilötietoja
- Henkilöltä itseltään tai hänen edustamaltaan asiakasyritykseltä
- Asioinnin, sopimusten ja palvelujemme käyttämisen yhteydessä
- Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä ja kaupparekisteristä
- Markkinointitietoyhtiöiltä
- Numero- ja osoitetietojen tarjoajilta
- Luottotietoyhtiöstä/rekisteristä
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Käsittelemme ja tallennamme henkilötietoja asiakassuhteen solmimista, asiakkuuden hoitamista, hallintaa ja kehittämistä, asiakasviestintää sekä analysointia ja tilastointia varten.
Käytämme henkilötietoja myös tuotteidemme ja palveluidemme myynnissä, markkinoinnissa ja asiakasmarkkinoinnissa. Tietoja voidaan käyttää yhtiömme liiketoiminnan ja palveluiden kehittämiseen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai sopimus.
6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?
Käsittelemme henkilötietoja niin kauan kuin se asiakassopimus, jonka hoitamiseksi tarvitsemme henkilötietoja, on voimassa. Tämän jälkeen henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiin, uutiskirjeviestintään ja muihin yllä mainittuihin tarkoituksiin. Poistamme henkilötiedot rekisteristämme henkilön omasta vaatimuksesta tai kun tiedot eivät muutoin enää ole tarpeellisia käyttötarkoituksiimme.
Henkilötietojen käytön suoramarkkinointiin voi aina kieltää käyttämällä uutiskirje- ja markkinointiviestien yhteydessä tarjottavaa peruuttamismahdollisuutta tai ilmoittamalla asiasta meille.
7. Henkilötietorekisteriä koskevat oikeudet
Alla lueteltuja oikeuksia koskevat pyynnöt tulee tehdä henkilökohtaisesti käymällä toimipisteessämme tai lähettämällä allekirjoitettu pyyntö sähköpostiosoitteeseen info@nordtreat.com.
Pyyntöjä koskevissa asioissa pyytäjän henkilöllisyys täytyy voida todistaa ilmoittamalla:
- Nimi
- Henkilötunnus
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Halutut tiedot
Toimitamme vastauksen aina väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.
Tarkastusoikeus ja oikeus pyytää tietojen korjaamista
Henkilöllä on oikeus tarkistaa hänestä tallentamamme henkilötiedot ja pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus
Henkilöllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli hän kokee, että olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä jotain henkilötietoja.
Suoramarkkinointikielto
Henkilöllä on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä henkilötietojaan suoramarkkinointiin. Emme koskaan ilman nimenomaista erillistä suostumustasi myy tai muutoin luovuta henkilötietoja muille tahoille suoramarkkinointia varten.
Poisto-oikeus
Mikäli henkilö kokee, että joidenkin häntä koskevien henkilötietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, hänellä on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyynnön, minkä jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
Jos pyynnön tehnyt henkilö on eri mieltä ratkaisustamme, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Hänellä on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietoja.
8. Henkilötietojen luovutukset
Pääsääntöisesti emme luovuta henkilötietoja yrityksemme ulkopuoliselle kolmannelle osapuolelle ilman suostumusta.
Voimme kuitenkin luovuttaa henkilötietoja henkilölle itselleen, hänen edustamalleen yritykselle sekä palveluntarjoajille, joita käytämme asiakkuuksien hallinnassa, viestinnässä, markkinoinnissa, suoramarkkinoinnissa ja tutkimuksissa. Henkilötietojen omistus ei tällöin siirry kolmannelle osapuolelle, eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta käyttää tietoja muuhun kuin Nordtreatin tekemään toimeksiantoon.
Varmistamme, että palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti mm. seuraavia palveluntarjoajia:
- Blink Helsinki Oy, 0590949-1, Lönnrotinkatu 32 E 53, 00180 Helsinki, markkinointitoimisto
- HubSpot Ireland Ltd, IE9849471, One Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Co. Dublin Ireland, markkinointijärjestelmä
9. Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Emme siirrä henkilötietoja EU:n ulkopuolelle ja varmistamme, että myöskään palveluntarjoajamme eivät siirrä henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle ilman henkilön kirjallista suostumusta. Poikkeuksena tähän ovat yhdysvaltalaiset Google Analytics -palvelu sekä HubSpot-markkinointijärjestelmä, joka on Privacy Shield -sertifioitu. Muihin kolmansiin maihin henkilötietoja ei siirretä.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Käsittelemme henkilötietoja hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti alla määritellyllä tavalla yhdessä palveluntuottajamme Blink Helsinki Oy, markkinointitoimisto kanssa.
- Varmistamme, että palvelun käyttöoikeudet on myönnetty käyttötarpeen mukaan vain erikseen määritellyille yrityksen omille vastuuhenkilöille.
- Varmistamme sopimuksella palveluntuottajalta, että:
- Palveluntuottaja käsittelee henkilötietoja hyvien tietoturvakäytäntöjen mukaisilla operatiivisilla, hallinnollisilla, fyysisillä ja teknisillä toimenpiteillä.
- Palveluntuottajan tai palveluntuottajan käyttämän alihankkijan laitteistot, joissa rekisteri sijaitsee, on varmistettu sekä suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä (mm. haittaohjelmatorjunta, muut vihamieliset hyökkäykset).
- Palvelun tuottaja pitää ajantasaista kirjaa henkilötietojen käsittelystä ja rajoittaa henkilötietoihin pääsyn vain sellaisille työntekijöilleen, joilla on riittävät valtuudet ja koulutus sekä määritelty tarve henkilötietojen käsittelyyn.
11. Vierailut verkkosivuillamme
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä (”cookies”) sekä verkkolomakkeita, joiden tarkoituksena on parantaa palveluamme, viestintäämme ja sivuston käyttökokemusta. Evästeiden avulla voimme analysoida ja kehittää verkkosivuston toimivuutta ja sisältöjä.
Evästeet
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita tietokonetta tai tiedostoja. Suurin osa selaimista mahdollistaa evästeiden hallinnan käyttäjän toimesta, esimerkiksi kytkemällä evästeet kokonaan pois käytöstä, hyväksymällä jokaisen evästeen erikseen sekä poistamalla tallennetut evästeet kovalevyltä. Jos henkilö kytkee evästeet kokonaan pois käytöstä, hän ei välttämättä voi käyttää joitain verkkosivustomme ominaisuuksia.
Google Analytics
Käytämme verkkosivujen analytiikkatyökaluna Google Analytics -palvelua, joka evästeitä käyttämällä kerää ja tallentaa tietoa käynnistä, kuten vierailun ajankohta, vieraillut sivut, sivulla vietetty aika, IP-osoite sekä vierailuun käytetyn laitteen käyttöjärjestelmän tyyppi. Henkilötietoja ei yhdistetä kerättyyn käyntitietoon.
Lisätietoja Googlen analytiikkaseurannasta löytyy Googlen tietosuojasivulta. Google Analytics tietojen keräämisen voi estää lataamalla selaimeen opt-out -lisäosan.
HubSpot
Käytämme verkkosivujemme osana HubSpot-markkinointijärjestelmää, joka evästeitä käyttämällä kerää ja tallentaa tietoja, kuten vierailun aika, vieraillut sivut, kullakin sivulla vietetty aika ja IP-osoite. Lisäksi HubSpot voi kerätä tietoja täytetyistä verkkolomakkeista (esim. tilaukset, lataukset ja yhteydenottopyynnöt) sekä tietoa Nordtreatin kanssa käydystä sähköposti- ja uutiskirjeviestinnästä.
Käytämme HubSpot-järjestelmää myös uutiskirje- ja suoramarkkinointiviestien lähettämiseen.
Henkilöllä on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä henkilötietojaan suoramarkkinointiin käyttämällä markkinointi- ja uutiskirjeviestien yhteydessä tarjottavaa peruuttamismahdollisuutta tai ilmoittamalla asiasta meille.
